Privatlivspolitik for Skuespillerforeningen af 1879
Udarbejdet 17. maj 2022
1) Dataansvarlig
Skuespillerforeningen af 1879 (herefter Skuespillerforeningen) er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
2) Kontakt
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af persondata, kan du kontakte os på:
Tlf. (+45) 3584 1879
post@skuespillerforeningen.dk
3) Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder:
- Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
- Du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Du har ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring fx modtagelse af nyhedsbreve
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
- Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
- Du kan altid indgive en klage til datatilsynet: www.datatilsynet.dk
4) Behandling af oplysninger
I det følgende kan du læse om, hvorfor og hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er medlem af Skuespillerforeningen, herunder i relation til medlemskontingent og legater eller som støttemedlem.
a) Formål
Når du melder dig ind i Skuespillerforeningen, behandler vi dine personoplysninger til at varetage administrationen omkring dit medlemskab, herunder kontingent og legater samt at kunne informere dig om relevante forhold i foreningen.
Derudover behandler vi personoplysninger om dig som medlem via vores hjemmeside og sociale medier med henblik på at promovere Skuespillerforeningen, dens medlemmer og dens virke samt at dokumentere foreningens historiske aktiviteter.
Endelig behandler vi personoplysninger om dig relateret til vores bogføring.
b) Retsgrundlag for behandlingen:
Behandlingen af de personoplysninger, der er nødvendig for at oprette og administrere dit medlemskab, er baseret på aftalen om medlemskab.
Behandlingen af dine oplysninger til promovering og dokumentation af historiske aktiviteter er baseret på vores legitime interesse heri. Vi vurderer, at det ikke ligger dig til last, men sig endelig til, hvis du ser det anderledes.
Vi er desuden pålagt ved lov at behandle bogføringsrelevante oplysninger, jf. bogføringslovens § 10.
c) Opbevaringslængde
Oplysninger om medlemskab opbevares almindeligvis indtil tre år efter medlemskabets ophør.
Oplysninger der behandles med henblik på at promovere Skuespillerforeningen og dens medlemmer samt at dokumentere historiske aktiviteter opbevares almindeligvis indtil tre år efter medlemskabets ophør. Oplysninger om æresmedlemmer opbevares til eftertiden.
Bogføringsrelevante oplysninger opbevares normalt indtil fem år efter det regnskabsår, som de vedrører.
d) Kategorier af modtagere
Oplysninger vedrørende foreningens administration af sin økonomi, herunder administration af medlemskontingent og tildeling af legater videregives til foreningens revisor og relevante offentlige myndigheder.
Dine oplysninger håndteres i praksis af vores databehandlere.
Oplysninger i forbindelse med nyhedsbreve bliver overført til tredjelande uden for EU/EØS, navnlig USA. Overførsel er baseret på EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).
Oplysningerne overføres ikke til internationale organisation, f.eks. FN, EU eller NATO.
e) Pligtmæssig information
Behandlingen af personoplysninger relateret til dit medlemskab er en forudsætning for medlemskabet.
Du er ikke forpligtet til at afgive dine personoplysninger relateret til promovering af Skuespillerforeningen, medlemmerne og foreningens virke samt historiske aktiviteter.
Behandlingen af personoplysninger, der er omfattet af bogføringsreglerne, er lovpligtig.
Når du lejer en af vores lejligheder, behandler vi personoplysninger om dig, hvilket du kan læse mere om nedenfor.
a) Formål
Det overordnede formål med behandlingen er at kunne administrere dit lejemål. Derudover er formålet at kunne efterkomme en række retslige forpligtelser, som følger af bogføringsloven.
b) Retsgrundlag for behandlingen
Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at indgå kontrakt mellem dig og Skuespillerforeningen.
Efter lejeforholdets ophør, er behandlingen almindeligvis nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse, herunder at et eventuelt retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Derudover vil behandlingen være en forpligtelse som vi er pålagt efter bogføringsloven.
c) Opbevaringslængde
Dine personoplysninger opbevares som udgangspunktet i fem år fra lejemålets ophør under hensyntagen til bogføringsreglerne.
d) Kategorier af modtagere
Dine personoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, herunder foreningen, pengeinstitut, revisor, advokat og databehandlere.
Dine kontaktoplysninger vil ikke blive overført til tredjelande. Et tredjeland er et land uden for EU/EØS.
Oplysningerne overføres ikke til internationale organisationer. En international organisation er for eksempel FN, EU eller NATO.
e) Pligtmæssig information
Afgivelse af personoplysningerne er en forudsætning for, at lejemålet kan finde sted.
Skuespillerforeningen administrerer 1 side på facebook ”skuespillerforeningen af 1879” samt 1 profil på Instagram ”Skuespillerforeningen_af_1879”.
Når du følger eller besøger vores sider på sociale medier, behandler vi personoplysninger om dig.
Udbyderne af de sociale medier vil være selvstændigt dataansvarlige for enhver efterfølgende behandling af dine personoplysninger til det pågældende sociale medies egne formål, ligesom vi vil være selvstændigt dataansvarlig for enhver behandling af personoplysninger uden for det sociale medies online platform. Det fælles dataansvar gælder således kun i indsamlingsfasen. Du kan læse mere om det enkelte sociale medies behandling af dine personoplysninger på det sociale medies eget site.
a) Formål
Formålet er at promovere vores forening og vores aktiviteter samt medlemmer.
b) Retsgrundlag for behandlingen
Det lovlige grundlag for behandlingen af dine personoplysninger er en interesseafvejning. Vi vurderer, at det er i vores legitime interesse at promovere os selv, vores forening og medlemmer. Vi vurderer, at det ikke ligger dig til last, men sig endelig til, hvis du ser det anderledes.
c) Opbevaringslængde
Oplysningerne behandles så længe du følger vores side på det sociale medie eller har foretaget aktiviteter på vores side. Du kan til enhver tid vælge ikke at følge os eller slette egne indlæg.
d) Kategorier af modtagere
Dine personoplysninger videregives til udbydere af sociale medier.
e) Pligtmæssig information
Afgivelse af personoplysningerne er en forudsætning for, at du kan interagere med os på de sociale medier.
Vi sender nyheder og generel information ud i form af nyhedsbreve o.l. og i den forbindelse indsamler vi statistik på, hvem der læser og klikker på det fremsendte.
a) Formål
Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at promovere vores virksomhed, produkter, services og aktiviteter.
b) Retsgrundlag for behandlingen:
Det lovlige grundlag for behandlingen af personoplysninger er dit samtykke, og du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
c) Opbevaringslængde
Vi opbevarer oplysninger om, at du har givet samtykke, op til fem år efter, at du har modtaget det seneste nyhedsbrev.
d) Kategorier af modtagere
Vi videregiver dine personoplysninger til vores databehandlere, som håndterer oplysningerne i praksis.
Dine oplysninger overføres til vores databehandlere i tredjelande. Et tredjeland er et land udenfor EU/EØS, f.eks. USA.
Dine personoplysninger kan i visse tilfælde blive overført til andre lande uden for EU/EØS og til lande, der ikke har love, der giver en tilsvarende beskyttelse af personoplysninger. Der vil i så fald være tale om, at personoplysninger overføres til USA. Overførsel til lande uden for EU/EØS sker i langt de fleste tilfælde på grundlag af EU Kommissionens godkendte Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).
Oplysningerne overføres ikke til internationale organisation, f.eks. FN, EU eller NATO.
e) Pligtmæssig information
Behandling af personoplysningerne er en forudsætning for at kunne modtage vores nyhedsbrev.
a) Formål
Det overordnede formål med behandlingen af personoplysningerne er at kunne rekruttere og ansætte kvalificeret personale.
b) Retsgrundlag for behandlingen:
Behandlingen af personoplysninger sker almindeligvis af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for den mulige indgåelse af en ansættelseskontrakt.
I tilfælde din ansøgning indeholder særlige kategorier af oplysninger, herunder eksempelvis helbredsoplysninger, vil behandlingen være baseret på det forhold, at du selv har offentliggjort dem over for os.
c) Opbevaringslængde
Vi opbevarer dine oplysninger, herunder CV, ansøgning, etc. i op til tre måneder efter, at rekrutteringsforløbet er afsluttet.
Uopfordrede ansøgninger opbevares umiddelbart i seks måneder.
d) Kategorier af modtagere
Vi videregiver dine personoplysninger til vores databehandlere, som håndterer oplysningerne i praksis.
Oplysningerne overføres heller ikke til internationale organisationer. En international organisation er for eksempel FN, EU eller NATO.
e) Pligtmæssig information
Afgivelse af personoplysningerne er en forudsætning for, at du kan søge en stilling hos os.
Som ansat behandler vi oplysninger om dig.
a) Formål
Formålet er at kunne forestå den daglige personale- og lønadministration, herunder personalepleje og -udvikling, rekruttering og afvikling af ansættelsesforholdet.
b) Retsgrundlag for behandlingen:
Behandling af personoplysninger kan have forskellige juridiske grundlag.
Nogle gange er behandlingen nødvendig af hensyn til opfyldelse af ansættelseskontrakten. Eksempelvis i forbindelse med udbetaling af løn.
Andre gange er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse. Det er for eksempel tilfældet ved:
- Mødeadministration
- Håndtering af mødereferater
- Ledelsesrapportering
c) Opbevaringslængde
Almindeligvis opbevares oplysningerne i 5 år fra ansættelsesforholdets ophør af hensyn til et eventuelt udestående.
Oplysninger, der er relevante af hensyn til bogføringsloven, opbevares også i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, de er knyttet til. Eksempelvis oplysninger om løn, udlæg, befordring o.l.
I tilfælde af arbejdsskadesager opbevares oplysningerne umiddelbart i op til 10 år.
d) Kategorier af modtagere
Der sker i nogle tilfælde videregivelse af personoplysningerne til offentlige myndigheder, eksempelvis i forbindelse med indrapportering til skat og revision.
e) Pligtmæssig information
Afgivelse af personoplysningerne er en forudsætning for ansættelsen.
Som medlem af bestyrelsen, behandler vi oplysninger om dig.
a) Formål
Formålet er at håndtere pligter i forbindelse med drift af foreningen og at varetage foreningens interesser, herunder at kommunikere med foreningens interessenter.
b) Retsgrundlag for behandlingen:
Behandling af personoplysninger kan have forskellige juridiske grundlag.
Behandlingen kan være nødvendig af hensyn til opfyldelse af lovkrav stillet til foreninger, f.eks. information om bestyrelsesmedlemmer til fonde, forvaltninger og pengeinstitutter.
Andre gange er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse. Det er for eksempel tilfældet ved:
- Mødeadministration
- Håndtering af mødereferater
- Ledelsesrapportering
- Deltagelse i seminarer og kurser
c) Opbevaringslængde
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter formålet med behandlingen af dine oplysninger.
Oplysninger som vedrører foreningsarbejdet, opbevares i minimum 5 år under hensynstagen til den periode der er gældende i forhold til bestyrelsens ansvar.
d) Kategorier af modtagere
Der sker videregivelse af personoplysningerne til foreningens interessenter, herunder offentlige myndigheder, skat og revision og til bankinstitutter.
e) Pligtmæssig information
Afgivelse af personoplysningerne er en forudsætning for at bestride en bestyrelsespost.